Datenschutz-
informationen für Kunden und Ansprechpartner der Gütermann GmbH
Stand: 21.04.2020
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich danach ob Sie oder Ihr Unternehmen schon Kunde bei uns sind oder ob wir Ihre Daten im Rahmen Ihrer Kontaktaufnahme mit uns gespeichert haben. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich ist
Gütermann GmbH,
Landstraße 1,
79261 Gutach im Breisgau,
E-Mail: contact@guetermann.com
Tel: +49 7681 21 0
Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter
E-Mail: dataprotection@guetermann.com
Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Kunden oder anderen Betroffenen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistungen und zur Erfüllung unserer Verträge erforderlich – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handelsregister, Internet, Presse) zuverlässiger Weise gewinnen oder die uns von anderen Unternehmen des Elevate Textiles Konzerns oder von sonstigen Dritten (z.B. einer Kreditauskunftei) berechtigt übermittelt werden.
Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Bankverbindungen). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten (z.B. Bestellungen), Daten aus der Erfüllung unserer Vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Umsatzdaten), Informationen über die finanzielle Situation ihres Unternehmens (z.B. Bonitätsdaten), Werbe- Vertriebsdaten, Dokumentationsdaten (z.B. Besuchsberichte) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.
Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
a. zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)
Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erbringung und Vermittlung von Aufträgen im Rahmen der Durchführung unserer Verträge mit unseren Kunden oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Produkt (z.B. Verkaufsmöbel, Nähfäden und Stoffe) und können unter anderem Bedarfsanalysen, Nähtechnische Beratung, Beratung zur Warenpräsentation in Verkaufsräumen und Services in diesem Umfeld umfassen. Die weiteren Einzelheiten zu den Datenverarbeitungszwecken können Sie den maßgeblichen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.
b. im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele:
- Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien (z.B. Creditreform) zur Ermittlung von Bonitätsrisiken,
- Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache,
- Werbung, Einladungen zu Messen und anderen Veranstaltungen und sonstiger Kommunikation zur Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehung sowie Markt- und Meinungsforschung soweit sie der Nutzung ihrer Daten nicht widersprochen haben,
- Einladungen zu Messen und anderen Veranstaltungen
- zur Abrechnung von Provisionen mit unseren Handelsvertretern,
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
- Gewährleistung der IT Sicherheit und des IT Betriebs unseres Unternehmens,
- Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
- Maßnahmen zur Gebäude und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen),
c. aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Newsletterversand, Werbung, Lichtbilder im Rahmen von Veranstaltungen) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung geben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.
d. aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)
Zudem unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z.B. Steuergesetze, BGB, HGB). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Erfüllung steuerrechtlicher Pflichten, die Bewertung und Steuerung von Risiken, die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten sowie die Einhaltung von Exportbestimmungen (z.B. Berücksichtigung herausgegebener Sanktionslisten).
Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen.
Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können diese Daten erhalten, wenn mit diesen eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung zur Sicherstellung des gesetzeskonformen Umgang mit Ihren Daten geschlossen wurde. Dies sind Unternehmen in den Kategorien Wirtschaftsprüfung, Audits, IT-Dienstleistungen, Logistik, Handelsvertreter, Großhändler, Telekommunikation, Beratung sowie Vertrieb und Marketing.
Andere Gesellschaften des Elevate Textiles Konzerns, wenn dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist.
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.
Werden Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet statt, soweit
- es zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich ist,
- es gesetzlich vorgeschrieben ist oder
- Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben
Des Weiteren ist eine Übermittlung an unsere Muttergesellschaft in den USA in folgenden Fällen vorgesehen:
- Personenbezogene Daten über Unternehmen von Kunden deren Rechtsform eine Personengesellschaft ist (z.B. Daten über Aufträge, Umsätze, Zahlungsbedingungen, Adresse des Unternehmens, Liefer- und Rechnungsdaten zu Ihren Aufträgen, Zahlungsrückstände und -verhalten, Daten über Konsignationslagerbestände und weitere Buchhaltungsdaten).
- Kontaktdaten über Ansprechpartner von international agierenden Kunden zur weltweiten Betreuung.
Diese Übermittlungen unterliegen den Standardvertragsklauseln Controller to Controller der Europäischen Union.
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.
Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:
- Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: HGB, AO, BGB. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre.
- Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften nach dem §§195 ff des BGB können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.
Werden besondere Kategorien personenbezogener Daten über mich verarbeitet?
Eine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. DSGVO erfolgt nicht.
Welche Datenschutzrechte habe ich?
Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen können. Sie haben auch das Recht, Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten Daten zu erhalten. Sollten diese Daten falsch sein oder Ihrer Meinung nach nicht mehr benötigt werden, weil die Zweckbestimmung entfallen ist, haben Sie das Recht, Berichtigung oder Löschung oder die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsanasprüchen. Bitte schreiben Sie im Falle der Geltendmachung Ihrer Rechte an oben genannte Adresse oder schicken Sie uns eine E-Mail an dataprotection@guetermann.com.
Wir machen Sie auch auf Ihr Beschwerderecht bei der für Sie zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde aufmerksam.
Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbunden vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.
Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling?
Wir nutzen grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung. Ebenso setzen wir kein Profiling ein.